E-ducação
Por Jorge Carrano
Apesar de já existir há mais de 40 anos, o correio eletrônico (e-mail) ainda é mal utilizado. E isso acontece tanto na esfera corporativa quando na pessoal.
Do lado empresarial, os sites deixam muito a desejar. Experimente um “fale conosco”. Primeiro, você precisará achar os canais (se disponíveis) para fazer sua solicitação ou questionamento, e existe uma grande chance de sua mensagem nunca ser respondida. Vários estudos têm mostrando como esse recurso elementar da interatividade ainda é bastante negligenciado.
Do lado dos usuários em geral, reina ainda um desconhecimento da etiqueta no uso do e-mail. Nunca é demais lembrar alguns princípios básicos de uma boa “e-ducação”:
1. Não envie mensagens para pessoas que nada têm a ver com o assunto. Isso apenas gera tráfego desnecessário na rede, e entope a caixa postal das pessoas. Muita gente tem essa mania por querer “mostrar serviço”.
2. Evite anexar arquivos muito pesados. Se possível, é melhor colocar o arquivo numa página web e enviar apenas o link por e-mail para que o destinatário faça o download do arquivo. Vale ainda observar que alguns formatos de arquivo (.exe e .zip, por exemplo) são normalmente bloqueados nos firewalls das empresas, pois são extensões que podem trazer vírus ou outras ameaças.
3. Cuidado com o português. O fato de ser um meio rápido não dá direito de assassinar o idioma. Revise o que escreveu antes de enviar, e evite o excesso de abreviações. Gírias também não cabem numa mensagem profissional.
4. Não escreva somente com letras maiúsculas. São como se você estivesse “gritando”. Tampouco escreva tudo em minúsculas, pois denota pouco caso com o assunto ou o destinatário.
5. Seja educado. Não custa começar a mensagem com um “prezado fulano” e terminar com um “atenciosamente” ou suas variações. O excesso de objetividade pode ser interpretado como falta de educação. E, geralmente, é.
6. Cuidado com os pedidos “para ontem”. A regra aqui é simples: se tudo é prioridade, nada é prioridade. Ou seja, só peça uma coisa com urgência se essa realmente existir… do contrário você fica igual àquele menino que vivia contando mentiras, e um dia, quando era verdade, ninguém mais acreditava nele.
7. Por fim, não se esqueça que, ao usar o e-mail da empresa, você dever redobrar a atenção, pois estará (querendo ou não) falando em nome da empresa. Algumas companhias têm regras claras sobre uso de e-mails. Vale a pena conhecê-las logo.
Se você acha que essas dicas são óbvias demais, basta abrir sua caixa de entrada, e dar uma olhada se algumas mensagens que você recebeu (será que enviou?) não cometem alguns desses equívocos.
